För många företagare är kassaregistret en självklar del av den dagliga verksamheten. Men det är inte bara en teknisk lösning – det är också en lagstadgad skyldighet. Skatteverket ställer tydliga krav på att företag som säljer varor eller tjänster mot kontant betalning eller kortbetalning ska använda ett certifierat system.
Frågan många ställer sig är: vad innebär det egentligen att ha ett kassaregister som uppfyller Skatteverkets krav – och hur säkerställer man att man följer reglerna?
När behövs ett kassaregister?
Enligt lagen måste alla företag som tar emot kort, kontanter eller kontantliknande betalningar (till exempel Swish och presentkort) registrera försäljningen i ett godkänt kassaregister. Undantaget gäller enbart om den årliga försäljningen understiger fyra prisbasbelopp (ca 229 200 kr för 2025).
För de allra flesta företag inom handel, restaurang, café och servicebranschen är ett certifierat kassaregister alltså ett måste.
Vad menas med certifierat kassaregister?
Ett certifierat kassaregister är testat och godkänt för att uppfylla Skatteverkets tekniska krav. Systemet måste:
- Registrera varje försäljning på ett spårbart sätt.
- Vara kopplat till en kontrollenhet som skyddar informationen mot manipulation.
- Kunna generera dagsrapporter och Z-rapporter som visar försäljningen.
Detta gör att Skatteverket kan genomföra tillsyn och kontrollbesök, och att företagaren får en korrekt och transparent försäljningsrapportering.
Vanliga kontroller från Skatteverket
Skatteverket har rätt att göra oanmälda besök för att kontrollera att företag använder kassaregister på rätt sätt. Vid en sådan tillsyn kan de till exempel:
- Göra kontrollköp för att se att kvitto lämnas ut.
- Inventera kassan och jämföra med registret.
- Kontrollera att systemet finns på listan över certifierade kassaregister.
Bristande rutiner kan leda till kontrollavgifter eller i värsta fall skattetillägg.
Hur väljer man rätt lösning?
Alla företag har olika behov, och det finns flera varianter av kassaregister på marknaden. Några faktorer att tänka på är:
- Bransch och verksamhet – en liten salong har andra krav än en restaurang med hög omsättning.
- Mobilitet – behöver du kunna ta med registret ut på mässor eller events?
- Integrationer – många moderna kassasystem kan kopplas till bokföringsprogram och betalningslösningar, vilket minskar administrationen.
- Rapportering – välj ett system som gör det enkelt att ta ut rapporter vid kontrollbesök.
Det viktigaste är att alltid kontrollera att systemet är certifierat och uppfyller kraven. Skatteverket publicerar en lista över tillverkardeklarerade kassaregister på sin webbplats.
Kassaregister och digitala lösningar
Traditionella kassaregister med kontrollenhet används fortfarande i många företag, men allt fler väljer molnbaserade system. Fördelen med digitala lösningar är att data lagras säkert i molnet, att uppdateringar sker automatiskt och att du får bättre överblick i realtid.
För småföretagare kan detta innebära enklare administration, minskad risk för fel och en smidigare vardag.
Slutsats – så håller du dig inom reglerna
Som företagare är det ditt ansvar att se till att verksamheten använder ett kassaregister som uppfyller Skatteverkets krav. Det innebär att systemet ska vara certifierat, kopplat till en kontrollenhet och kunna leverera korrekta rapporter vid tillsyn.
Att investera i rätt lösning minskar inte bara risken för avgifter och sanktioner, utan ger också trygghet i att försäljningen redovisas korrekt från dag ett.